Jak vybírat správcovskou firmu?

Většina společenství vlastníků jednotek zajišťuje správu domu i pomocí dodavatelů, nejčastěji jde o administrativní správu – vedení účetnictví, evidenci plateb, upomínání dlužníků apod. Existují i SVJ (jde především o ta menší), které si vše zajišťují sama. Otázkou však je, zda v souladu s právními předpisy. Zde máme na mysli především rozúčtování nákladů na správu domu a služby.

Každá firma, která si říká správce, není však správce. A ke změně dodavatele některých služeb rozhodně není třeba souhlas shromáždění (§ 1208 o.z.). Správce (osobu, která má zajišťovat některé činnosti správy domu a pozemku) chápeme jako osobu, která se kompletně stará o chod SVJ, tedy i o jeho finance, má dispoziční právo k účtu, plnou moc k uzavírání smluv za SVJ apod. Takovou osobu, její změnu a obsah smlouvy musí schválit shromáždění. Kupodivu mnoho SVJ má takového správce, což považujeme za neuvěřitelné! Správcem rozhodně není účetní, zahradník, firma zajišťující úklid sněhu, firma zajišťující požární a další revize atd.! Toto jsou příklady činností týkajících se správy domu a pozemku dle § 7 a 8 nařízení vlády č. 366/2013 Sb.

Správcem je ze zákona SVJ, ne správcovská firma!

Málokdo v SVJ si uvědomuje, že uzavřením smlouvy se správcovskou firmou na poskytování kompletní správy, se statutární orgán (zpravidla výbor SVJ) nezbavuje svých povinností a odpovědnosti za správu domu! Z toho vyplývá, že je velmi důležité vybrat správcovskou firmu, která problematice rozumí a zná právní úpravu SVJ. Bohužel tomu tak v hodně případů není.

Aby mohl někdo posoudit, zda správcovská firma dělá vše, jak má, musí mít dostatečné znalosti. Bez potřebných znalostí nelze posoudit, zda je správcovská firma dobrá, rozumí problematice nebo ne. Toto platí obecně.

Věnujte pozornost správnému vedení účetnictví – odpovědnost za něj má statutární orgán SVJ!

Nespoléhejte na to, že správcovská firma ví, jak má vést účetnictví SVJ. Díky kvalitním účetním programům nejsou požadavky na odbornou znalost účetních tak velké. Nedodržuje se zákon o účetnictví a příslušné právní předpisy. Nerozlišují se příspěvky, zálohy, krátkodobé a dlouhodobé zálohy, fondy (které se vytváří z čistého zisku) apod. Za vedení účetnictví je odpovědné SVJ, nikoliv správcovská firma. Zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění je trestný čin podle § 254 trestního zákona. Některá SVJ dokonce účetnictví nevedou, ačkoliv je to jejich povinnost. Více o trestném činu zkreslování údajů o stavu hospodaření a jmění včetně judikatury najdete zde.


Jak tedy vybírat správcovskou firmu? Podle jakých kritérií?

Kritéria výběr mohou být různá, přičemž kritérium odbornosti, profesionality a komplexní znalosti problematiky je kritérium nejdůležitější, avšak vyžaduje nemalé znalosti od toho, kdo správcovskou firmu vybírá (zpravidla tedy výbor SVJ). Může pochopitelně využít služeb někoho, kdo tomu rozumí, pokud si na to sám netroufá.

Kritéria, která nic neříkají o tom, jak kvalitní služby správcovská firma poskytuje:

Délka působení v oboru

Toto kritérium nám nic neříká o tom, jestli správcovská firma rozumí tomu, co dělá. Pokud někdo působí v oboru 20 let neznamená, že to 20 let dělá dobře. Co když to dělá 20 let špatně?

Reference

Relevantní reference jsou takové, které poskytly osoby, které mají dostatečné znalosti o tom, co hodnotí. Zpravidla je nemají. Proto reference od těchto osob nemůžeme brát v úvahu, neboť jsou jen reklamou.

Počet jednotek ve správě

Počet spravovaných jednotek či SVJ je údaj, který o kvalitě poskytovaných služeb nic neříká. Opět zde platí, že to neříká nic o tom, jestli to dělají dobře nebo špatně.

Zakladatel

Ani osoba zakladatele, resp. vlastníka správcovské společnosti nic nevypovídá o kvalitě poskytovaných služeb. Velmi smutné je, že ani firmy, které jsou majetkově propojeny s obcemi, nejsou zárukou kvality. Naopak. Ze zkušeností můžeme říct, že o vlastnictví bytů toho moc nevědí a pracují tak, jakoby šlo o nájemní obecní byty, ačkoliv jsou již privatizovány. Z toho pramení i neprůhledné účetnictví, které je vedeno v rozporu se zákonem o účetnictví.

O úrovni (nejen) správcovské firmy hodně poví některé důležité dokumenty, a to nejen jejich vzhled, ale především jejich obsah! Jde např. o tyto dokumenty: smlouva (příkazní či jiná), vzorové vyúčtování, vzorový předpis záloh. Možná byste se divili, kolik tzv. správcovských firem nemá příslušná oprávnění! Rovněž důležité je, zda si správcovská firma plní i povinnosti i k veřejným rejstříkům. Není-li vše, jak má být, taková firma určitě nebude určitě dělat vše správně a dobře. Od takového dodavatele raději dál. Problémům je totiž třeba předcházet!

správceVíme o případu, kdy jednatel malé správcovské firmy pomlouval výbor jednoho SVJ poté, co ho začal kontrolovat a zjišťovat vážné nedostatky. Pan správce, jak si říkal, však nebyl ochoten si doplnit znalosti, přiznat pochybení a místo toho, aby se zlepšil a poskytoval kvalitní služby, pomlouval výbor nejen u ostatních SVJ, ale dokonce i u členů tohoto SVJ! Snažil se odstranit nepohodlné členy výboru prostřednictvím některých vlastníků a také zneužil e-maily členů SVJ ke své lživé kampani, ve které pomlouval jemu nepohodlné členy výboru! Pan správce potřeboval ve výboru „ovce“, které ho budou poslouchat a hlavně ne kontrolovat! Ano, i to se může stát. Pan správce u tohoto SVJ skončil, ačkoliv se to snažil zvrátit prostřednictvím právníka, který však nebyl připraven. Ne každý, kdo má titul JUDr., zná a rozumí právu. Na závěr jedna zajímavá indície, pan správce již v minulosti zkrachoval, na jeho dřívější firmu byl prohlášen konkurs, který byl nakonec zrušen pro nedostatek majetku. Takže pozor na zkrachovalce.