Shromáždění jako debatní klub, nebo jako orgán, který rozhoduje?

Zažil jsem toho poměrně hodně, zažil jsem hodně shromáždění, četl jsem hodně pozvánek na shromáždění a hodně zápisů ze shromáždění. Ve své praxi jsem řešil mnoho problémů, se kterými jsem se setkal. A to nejen problémů, které se týkaly mne, coby osoby, která je členem statutárního orgánu SVJ, ale také problémů, které se týkaly mých či našich klientů.



Shromáždění jako nejvyšší orgán

Shromáždění je nejvyšší orgán SVJ. Je to orgán, který prostřednictvím svých usnesení rozhoduje o správě domu a pozemku. Na shromáždění členové SVJ, vlastníci jednotek a zároveň spoluvlastníci společných částí domu a pozemku, určují jak se má s jejich společným majetkem hospodařit, jak ho opravovat, modernizovat apod. Pozor, rozhodovat může toliko o tom, co je v působnosti SVJ, o tom jsem psal v článku Je v působnosti shromáždění rozhodování o způsobu přispívání na správu domu a pozemku?

Na shromáždění se rozhoduje

Z výše uvedeného je zřejmé, že shromáždění není jen nejvyšší orgán, ale také orgán, který rozhoduje (přijímá usnesení), proto je nutné se na zasedání shromáždění dobře připravit. Základem jsou kvalitní podklady pro zasedání shromáždění od toho, kdo zasedání svolal, nejčastěji to je statutární orgán (výbor, předseda SV). Člen SVJ, který chodí na zasedání shromáždění nepřipraven a ani si nepřečte podklady, nemá o čem s řádnou péčí rozhodovat. Bohužel hodně členů SVJ přípravu na shromáždění podceňuje a samotné shromáždění považují za nutné zlo, na kterém jen zvednou ruku pro vše, co je jim navrženo, a chtějí ho mít co nejdříve za sebou. Pak se diví, když se vyskytnou problémy nebo zmizí peníze.

Shromáždění není setkání sousedů, na kterém si jen tak pokecají a něco schválí, ani přesně neví co. K zasedání shromáždění je třeba přistupovat velmi odpovědně, protože se na něm rozhoduje o společném majetku, a to nemovitém majetku! Tedy majetku, který má vyšší hodnotu.

Pořad zasedání

To, o čem se bude na shromáždění rozhodovat, se nazývá pořad zasedání, který musí být uveden v pozvánce. Záměrně zde píšu, rozhodovat, nikoliv povídat (nechci psát diskutovat). Častokrát se na pozvánkách objevují body, které patří na schůzi výboru a ne na zasedání shromáždění, například řešení dlužníků. O tom nemá shromáždění co rozhodovat, to je záležitost statutárního orgánu, aby dluhy rychle a účinně vymáhal. Je zbytečné si o tom jen tak povídat.

Shromáždění není debatní klub

Proč by se měl někdo na shromáždění ptát, kdo kolik dluží apod.? To je ztráta času, tyto informace musí člen SVJ mít k dispozici celý rok. A jak jsem psal, shromáždění rozhoduje o důležitých věcech, nedělá operativní záležitosti a běžnou agendu, která přísluší statutárnímu orgánu, kam patří i vymáhání plnění povinností členů SVJ. Navíc takový bod je na shromáždění zařazen ne proto, aby se přijalo nějaké rozhodnutí, ale jen proto, aby výbor či předseda SVJ seznámil členy SVJ s dlužníky atd. To má ale dělat průběžně, ne jednou na shromáždění.



Zařazovat na pořad zasedání shromáždění body, které mají za cíl jen informovat, aniž se má přijmout nějaké rozhodnutí, je zbytečné plýtvání časem členů SVJ, kteří by se mohli věnovat důležitějším věcem, resp. věcem, o kterých mají rozhodovat. Většinou tyto hluché body dávají na pořad zasedání shromáždění ty výbory, které většinou celý rok nedělají nic, vše dělá správcovská firma, nedělají schůze výboru a neinformují členy SVJ o své činnosti (včetně dlužníků a stavu vymáhání dluhů) průběžně např. v zápisech ze schůze výboru.

Diskuze a různé

Často je v pozvánkách na konci uveden bod diskuze, někdy i navíc ještě bod různé. Co si pod tím jiného představit než tlachání o ničem? To jsou ukázky zbytečných bodů. Co je různé? To se dá podřadit pod bod diskuze. Neboť o nic jiného nepůjde. Oba tyto neurčité body mají jedno společné, v rámci nich nelze přijmout žádné rozhodnutí, vzhledem k tomu, že málokdy bývá účast 100 % všech vlastníků – viz § 253 odst. 3 občanského zákoníku. Důkaz toho, že tyto body pořadu zasedání shromáždění jsou naprosto zbytečné. Diskutovat mohou členové SVJ celý rok v rámci diskuzního fóra, pokud SVJ toto fórum má.

Příklad z praxe

Pojďme se podívat, jaké „důležité“ záležitosti se např. probírají v bodu diskuze. Nahlédneme do několika skutečných zápisů ze shromáždění a zjistíme, co je u bodu diskuze zapsáno (anonymizováno):

Prosíme, abyste nepřenastavovali časový spínač čidle světla v garáži na maximální dobu svícení. Náklady na spotřebu energie v garáži se tím znatelně zvyšují a sekce svítí delší dobu, než je potřeba.

Prosíme o udržování pořádku v atriu a pořádku v domě.

Výbor nebude tolerovat krádeže hraček z atria.

Výbor chce začít využívat hlasování per rollam (mimo zasedání)

Výbor zvažuje přesunutí termínu shromáždění na podzim v roce.

Paní YY: Chodba je špinavá a mělo by se vymalovat.

Jeden vlastník podal písemně stížnost na hluk v atriu. Děti v atriu kopou úplně do všeho a lezou ostatním vlastníkům na terasy. Žádáme tímto vlastníky, aby umravnili svoje děti, případně informovali svoje nájemníky o zásadách dodržování slušného chování.

Pan XX: Je možné nějak zlepšit stav s tříděným odpadem?

Paní YX: Výbor by měl zasílat podklady včas e‐mailem přímo vlastníkům.

Předsedkyně výboru na žádost tří níže uvedených vlastníků přečetla jejich dopisy.

Paní YZ si stěžuje na nepořádek obyvatel v jejich vchodu a na znečišťování její terasy lidmi, kteří bydlí ve vyšších podlažích.

Pan XY si stěžuje na chování některých majitelů psů a navrhuje zohlednit vlastnictví psa v platbách za úklid.

Paní YA navrhuje, abychom měli nad popelnicemi nápisy v ruštině. Zdá se, že v poslední době je v domě více rusky mluvících nájemníků, kteří nerozlišují popelnice na komunální a na organický odpad.

Místopředseda výboru, autor manuálů k popelnicím, opožděně protestuje, protože azbuku již dávno zapomněl a nechce si ji oživovat.

Sami vidíte, že toto na shromáždění nepatří, že jde jen o tlachání. Ono se o tom diskutuje na shromáždění, ale tím to zpravidla končí, pak se o tom zase bude tlachat na dalším shromáždění, protože celý rok se nic neděje. Jde o zápisy jednoho SVJ za 3 roky a obsah zápisu k bodu diskuze se většinou stále opakuje. Chápete tu marnost? 🙂

Vzhledem k tomu, že většinou o něco žádá vlastníky výbor (byť na základě připomínek vlastníků), je zřejmé, že výbor celý rok nic nedělá proto, aby např. zajistil klid v atriu atd. Z tohoto zápisu je vidět, že je něco špatně, ať už u výboru, nebo u vlastníků. Starejte se o SVJ celý rok a výbor ať to dělá také, a to včetně dostatečného informování v průběhu roku. Jedině pak to může řádně fungovat.

Další příklad z pozvánky na shromáždění

Uvedu další příklad z pozvánky na shromáždění, ve které byly mj. tyto body:

  • Rekonstrukce sklepů
  • Informace o postupu dalších rekonstrukcí

K těmto bodům však výbor nezaslal členům SVJ žádné podklady, což je samozřejmě selhání výboru, protože o čem má shromáždění rozhodnout, když k tomu nemá dopředu potřebné informace? Co si má člen SVJ představit pod těmito body, když k nim nedostal žádné informace v podkladech? Nebo šlo jen o informování o tom, jak je to s rekonstrukcí sklepů, aniž by se mělo přijmout nějaké rozhodnutí (usnesení)?

V případě druhého bodu je jasné, že jde o informování členů SVJ o postupu další rekonstrukce, není tedy pochyb, že jde jen o informaci, nikoliv o to, že má shromáždění přijmout nějaké rozhodnutí.

Jak vidíte, oba body je zbytečné dávat na shromáždění, protože informovat členy SVJ lze např. e-mailem nebo v rámci zápisů ze schůze výboru, ale ty neexistují, neboť výbor schůze nemá. Takových výborů je hodně.

Diskutovat k bodům, které vyžadují rozhodnutí, je důležité

Jak vyplývá z toho, co jsem psal, na pořad zasedání shromáždění se mají dávat ty body, jejichž výsledkem je nějaké rozhodnutí – např. o opravě, modernizaci, rekonstrukci, stavební úpravě, stanovení výše záloh apod. U těchto bodů je diskuze nutná, protože v diskuzi se tříbí názory, častokrát si člověk uvědomí, když slyší i pohled někoho jiného, že jeho závěr či postoj nebyl správný, a může své rozhodování korigovat ještě před hlasováním. Proto by se diskuze omezovat neměla, ale musí být věcná a ten, kdo diskutuje, musí být připraven. Někdy se stává, že mluví ten, kdo nic neví, jen plácá nějaké nesmysly, které nemají hlavu ani patu, podobně jako v případě, o kterém jsem psal v článku Případ z praxe: Členové výboru neví o SVJ vůbec nic.

Na shromáždění rozhodujte a k těmto bodům diskutujte, abyste se dobrali co nejlepšího řešení, rozhodnutí, které je prospěšné celku, byť s ohledem na jednotlivé vlastníky. Osobní a sobecké zájmy musí jít stranou, což také bývá někdy problém. Body, jejichž účelem je pouhé informování členů SVJ, jsou zbytečné a jen vedou ke zbytečným a nic neřešícím diskuzím.

U rozhodování mimo zasedání diskuze chybí!

Proto je zasedání shromáždění důležité, nelze ho nahradit rozhodnutím mimo zasedání, protože u rozhodování mimo zasedání (per rollam) chybí diskuze! Jedině v diskuzi je možné porovnat různé (i oponentní) názory a věcné a relevantní argumenty. Bez diskuze je často rozhodnuto jinak, než s neomezovanou diskuzí. Což některým výborům vyhovuje, proto se snaží diskuzi omezit, a dokonce je napadají myšlenky zrušit shromáždění a rozhodovat jen per rollam! Sám jsem tuto myšlenku člena výboru loni slyšel na vlastní uši na shromáždění. Jenže jedno shromáždění ročně je ze zákona povinné, to ale tomu, co to navrhoval, to nedošlo. A byl přítomen i advokát výboru. Mlčel. Nezbavujte se možnosti svobodně diskutovat.

Pokud jsou kvalitně připravené podklady a diskutující připraveni, diskuze nejsou zas tak dlouhé. Není důvod je omezovat s argumentem, že protahují shromáždění, přičemž to (shromáždění) chtějí mít všichni rychle za sebou.

Závěr

Na shromáždění rozhodujte a diskutujte k těmto bodům. A dobře se na to připravte. Plané tlachání např. o tom, jestli Máňa dluží a kolik, jestli Lojza už zaplatil dluh, a jestli byl na Růženu podán návrh na platební rozkaz, si nechte na jindy. Na to se můžete zeptat výboru kdykoliv celý rok.

A naopak vás může výbor kdykoliv informovat po celý rok, nejen jednou ročně na shromáždění. Takový výbor je špatný. Výbor, který neinformuje, nic nedělá. To platí samozřejmě i na předsedu společenství vlastníků.