V praxi se až neuvěřitelně často setkávám s tím, že spolu s pozvánkou či v dostatečné lhůtě před zasedáním shromáždění nejsou zasílány podklady. Dle § 1207 odst. 2 občanského zákoníku platí, že: „Nejsou-li k pozvánce připojeny podklady týkající se pořadu zasedání, umožní svolavatel každému vlastníku jednotky včas se s nimi seznámit.“

Co to jsou vlastně podklady?

Žádný právní předpis podklady neupravuje, není k tomu ani žádná metodika. Z logiky věci ani žádná být nemusí. Je třeba si uvědomit, že shromáždění je orgán SVJ, který má rozhodovat – viz např. článek Shromáždění jako debatní klub, nebo jako orgán, který rozhoduje? K tomu, aby jakýkoliv orgán mohl rozhodovat, musí k tomu mít podklady. A jak kvalitní máte podklady, tak kvalitní máte výbor či předsedu SVJ.

Podobně jako když parlament schvaluje zákon, tak mu není předkládán jen samotný zákon (v SVJ třeba nabídky), ale také důvodová zpráva (v SVJ podklady), kde je právě to vysvětlení, odůvodnění apod. Jde o vyjádření úmyslu zákonodárce.

Podkladem je dokument, který komentuje, vysvětluje jednotlivé body pořadu zasedání, sděluje důvody, proč je třeba rozhodnout, uvádí podrobnosti apod. A také v něm musí být návrhy usnesení, aby bylo jasné, o čem se bude rozhodovat! Důležité jsou hlavně proto, aby se vlastníci mohli dobře připravit na zasedání shromáždění a neztrácel se čas zbytečným sdělováním informací, které mohly být sděleny v podkladech.

Nabídky bez komentáře, vysvětlení

Bohužel se nám v této oblasti vyskytuje takový nešvar. Tím je zasílání např. cenových nabídek a dalších dokumentů s tím, že má jít o podklady. Toto rozhodně nelze považovat za podklady, protože bez jakéhokoliv komentáře, odůvodnění, u více nabídek je třeba je dát do tabulky s uvedením zásadních parametrů, příp. vyhodnocení, pokud jde o složitější nabídky, si s tím vlastníci neporadí. Někdy je to záměr, ale rozhodně to není správné.

Tyto dokumenty jsou přílohou podkladů, nikoliv podklady samotnými. Navíc v případě, že neexistují k nějakému bodu nabídky apod., např. volba členů výboru, pak tento bod je de facto bez podkladů. Důvody volby členů výboru mohou být různé, to je třeba vlastníkům sdělit.

U jednoho již známého profesionálního předsedy dokonce změna stanov byla bez jakéhokoliv komentáře, odůvodnění, uvedení rozdílů, jaké články jsou nové apod. – viz příspěvek Případ z praxe: Profesionální předseda navrhuje do stanov omezení práva vlastníků na zastupování a zavedení nucené práce! Zatímco na minulém shromáždění je bylo nutné změnit z důvodu změny zákona, letos je profesionální předseda již chválit nepožaduje. Loňské shromáždění nebylo totiž usnášeníschopné, i když byla snaha zfalšovat přítomnost, ale bylo tomu zabráněno. Pan profesionální předseda tedy nemluvil pravdu.

Ukázku podkladů pro zasedání shromáždění můžete vidět níže. Jde o jednoduché podklady, někdy mohou být mnohastránkové. Záleží na složitosti projednávaných bodů. Vidíte ten rozdíl mezi tím, když vám výbor jen pošle přílohy bez jakéhokoliv komentáře, vysvětlení či odůvodnění k jednotlivým bodům?

Případ z praxe: Návrhy usnesení výbor „smolil“ až na shromáždění

Když jsem nedávno jako zástupce vlastníka požadoval po výboru návrhy usnesení, tak výbor nereagoval a pak na shromáždění členové výboru dlouze vymýšleli znění návrhu usnesení, zbytečně tak prodlužovali zasedání shromáždění. Samozřejmě, že jsem výbor upozornil, že návrhy usnesení mají mít připravené dopředu, a že můj požadavek na jejich zaslání byla taková nápověda. Přesto nebyli připraveni. Takto nepřipravené shromáždění trvalo neskutečné 3 (tři) hodiny! A to se projednávalo jen těchto 5 bodů:

• Přijetí usnesení o schválení účetní uzávěrky za rok 2023
• Schválení předloženého návrhu rozpočtu hospodaření SVJ na rok 2025
• Informace o činnosti výboru a řešených událostech za období od posledního shromáždění do současné doby a o aktuálně řešených záležitostech
• Nastavení a úprava odměňování členů výboru za jejich činnost
• Seznámení s detaily pronájmu kanceláře

Zajímavé je, že u 2 bodů měli v pozvánce přímo návrhy usnesení, o kterých se však nehlasovalo, hlasovalo se o návrzích v jiném než navrženém znění. Mimochodem, výbor netušil, co je to účetní závěrka! Místo účetní závěrky poslal přehled nákladů.

Chtěl jsem mj. poslat ty detaily pronájmu kanceláře, to mělo být v podkladech, kdyby nějaké výbor poslal. Povídat podrobnosti o projednávaných bodech až na shromáždění je pozdě, neumožňuje to vlastníkům se dopředu připravit, a navíc je to neskutečným mrháním času všech přítomných!

A jako perličku uvedu, že když jsem se dotázal, jestli bylo usnesení přijato a jaké jsou výsledky hlasování, tak mi bylo řečeno, že to nemají spočítané, ale bude to v zápisu! Tak takhle to opravdu nejde.

Výbor vydíral vlastníky

Jen pro zajímavost musím uvést, že ve výše uvedeném SVJ výbor požadoval zvýšit odměnu na 5 000 Kč hrubého na člena výboru a měsíc s tím, že když to shromáždění neschválí, tak že to nebudou dál dělat (myšleno členy výboru). Členové výboru totiž počítali s tím, že nikdo nemá o práci ve výboru zájem. To by byla pravda, kdyby tam nebyl vlastník, kterýmu se stávající stav nelíbil a byl ochoten se stát i členem výboru, ačkoliv původně nechtěl. Vysvětlil jsem mu, že jinou možnost nemá, ale ujistil jsem ho, že mu budu i nadále nápomocen svými radami atd. Výbor se přepočítal.

Shromáždění tedy tak vysokou odměnu schválilo. Já bych nic nenamítal proti zvýšení, kdyby výbor fungoval ku prospěchu všech, s potřebnými znalostmi a nezbytnou loajalitou. Ale výbor o SVJ nevěděl vůbec nic, podobně jako jsem psal článku Případ z praxe: Členové výboru nevědí o SVJ vůbec nic.

Jenže to, co následovalo, bylo doslova nechutné. Při projednávání posledního bodu Seznámení s detaily pronájmu kanceláře vyšlo najevo, že výbor navrhl, aby shromáždění schválilo nájemné ve výši 5 000 Kč za 41 m², i když věděl, že nájemce je ochoten platit 8 500 Kč! Nutno říci, že nájemce byl příbuzný členky výboru! Zjevné porušení podmínky nezbytné loajality dle § 159 občanského zákoníku. Loajality vůči SVJ, nikoliv loajality vůči příbuznému. 🙂

Výbor překvapivě odstoupil

Nakonec se přihlásil jeden z vlastníků s tím, že by byl ochoten platit nájemné ve výši 10 000 Kč měsíčně. Tato nabídka byla schválena a příbuzný členky výboru tak neuspěl. Potom následovalo nechutné a hysterické vystoupení dotčené členky výboru, které potvrdilo, že výbor nesleduje zájmy SVJ, ale zájmy toliko svoje.

Členové výboru ihned poté, co neprošel jeho návrh ohledně nízkého nájemného pro příbuzného členky výboru, na shromáždění z funkce odstoupili. Zároveň však na shromáždění uvedli, že nebudou volit vlastníka, který má zájem o práci ve výboru (jeho jsem zastupoval). Zřejmě jako trest za to, že upozornil na nevýhodný nájem ostatní vlastníky. Na to jsem reagoval, že je zajímavé, že členové výboru odstupují ze svých funkcí, ale někoho jiného volit nebudou. To je taková klasika. Jeden ze znaků, že výbor si „privatizuje“ SVJ a dělá něco nekalého. O tom svědčí již výše popsané nízké nájemné pro příbuzného členky výboru. A navenek vše vypadalo normálně a v pořádku, dokud se v tom někdo nezačal šťourat.

Případ z praxe: Profipředseda to také neví

Musím zde uvést aktuální zkušenost s „oblíbeným“ předsedou ProfiPředseda, s.r.o. Pan předseda Lukáš Votrubec zaslal vlastníkům e-mailem s pozvánkou 22 příloh! Přičemž chyběl jednací řád shromáždění, který se měl schvalovat. O tom, že obsahoval omezení práv vlastníků se ani nemusím zmiňovat, stejně tak to bylo se stanovami, ale o tom v jiném příspěvku. Bylo tam mnoho nabídek, ale bez výkladu to bylo nesrozumitelné, možná to byl záměr, protože od profesionála očekáváme spravedlivě lepší výkon.

Na pořadu zasedání shromáždění byly mj. tyto body:

• Schválení investičního záměru – rekonstrukce vnitřních instalací vodovodu a kanalizace ve společných prostorách domu
• Schválení investiční akce – zateplení stropu pod bytovou jednotkou č. X
• Schválení investičního záměru – rekonstrukce elektroinstalace ve společných prostorách bytového domu

O těchto závažných bodech se vlastníci nedozví vůbec nic, žádné podklady, informace k nim, prostě ani slovo. Důvody ani vysvětlení, proč se mají tyto body schválit, vlastníci netuší a profipředseda o nich mlčí. Tak hlavně, že se mají schválit. Pan profesionální předseda by si také mohl odpustit rádoby odborné výrazy jako investiční záměr či investiční akce. SVJ neinvestuje. Kdyby je vypustil, udělal by lépe. Vypadalo by to následovně:

• Schválení rekonstrukce vnitřních instalací vodovodu a kanalizace ve společných prostorách domu
• Schválení zateplení stropu pod bytovou jednotkou č. X
• Schválení rekonstrukce elektroinstalace ve společných prostorách bytového domu

Později se vlastník dozvěděl, že nejde o schválení rekonstrukcí či zateplení, ale jen záměru (úmyslu) rekonstruovat či zateplit! Za několik měsíců bude další shromáždění (naprosto zbytečné) a tam se teprve rekonstrukce či zateplení bude schvalovat! Proč tak krkolomně? Kdyby si to pan profesionální předseda připravil, připravil a zaslal vlastníkům podklady, mohli by rozhodnout rovnou a ne schvalovat takovou hloupost jakou je záměr (úmysl) něco provést, a pak teprve schválit realizaci. Zvlášť pokud se má jednat o nutné či potřebné rekonstrukce.

Podkladem je prý cokoliv, co není uvedeno v pozvánce

Vlastník se tedy dožadoval podkladů:

„Vážený pane profesionální předsedo,
dne 27. 5. 2024 jste nám, vlastníkům, zaslal e-mail v jehož předmětu bylo napsáno mj. podklady. Hledal jsem v zaslaných přílohách podklady, tedy vysvětlení k jednotlivým bodům, a opět jsem je nenašel. Opravdu si myslíte, pane předsedo, že když dáte do e-mailu spoustu příloh, aniž byste dodal informaci k jednotlivým bodům pořadu zasedání shromáždění, vysvětlení, odůvodnění, komentář, tak že se v těch přílohách někdo vyzná? Toto nejsou podklady. Víte, co to jsou podklady? Přece po nás, vlastnících, nechcete, abychom si je dělali sami místo toho, abyste je připravil Vy.
Prosím o zaslání podkladů, přílohy jste již poslal.“

Profesionální předseda odpověděl:

Vážený pane,
pohledu zákona je vždy podstatné, aby si členové SVJ mohli podklady prostudovat. Zákon okomentování podkladů nestanoví. Obecně za podklady je vnímáno cokoli, co není přímo uvedeno na pozvánce, čímž se rozumí – termín (datum a čas), místo a čas konání, jednotlivé body shromáždění a poučení např. o zmocnění jiných osob atp. Zvolený způsob a forma zaslání podkladů neovlivňuje subjektivní názor každého jednotlivce.
Zákonná forma byla proto splněna.

Tak vida, obecně je jako podklad vnímáno cokoliv, co není přímo uvedeno v pozvánce. Vnímáno kým? Autorem odpovědi? Takže cokoliv, třeba jídelní lístek ze školní jídelny? To asi těžko. Místo podkladů, tedy vysvětlení k jednotlivým bodům, nedostane vlastník nic. Profipředseda na to potřebuje zákon.

Vlastník ale nežádal okomentování podkladů, ale vysvětlení… k jednotlivým bodům pořadu zasedání (podklady). Autor odpovědi snad nerozumí česky psanému textu?

Zajímavé je, že ve stanovách dotčeného SVJ je uvedeno, že některé náklady se rozúčtují na každou jednotku stejně. Profipředseda to nedodržuje a rozúčtování se provádí podle spoluvlastnického podílu, porušuje stanovy, ale to mu nevadí. A měnit to nehodlá. Profesionální předseda na to byl vlastníkem upozorněn. Vlastník dostal odpověď psanou právníkem, který vůbec netušil, o čem je řeč, prý je to v účetní závěrce. 🙂 Způsob rozúčtování nákladů určitě nenajdete v účetní závěrce, ale právě ve vyúčtování těchto nákladů!

Připravit podklady dá práci, zaslat spoustu příloh dá o dost méně práce. Od profesionálního předsedy očekávám profesionální výkon, tohle je dost mizerné. A neobstojí argument, že většina vlastníků to nečte.

Tady však musím uvést, že podobné výkony by předvedla drtivá většina tzv. profesionálních předsedů! O těch neprofesionálních ani nemluvě.

Navíc je zjevné, že výše uvedenou odpověď vlastníkovi psal právník. „Právničinu“ nelze přehlédnout, odpověď, která je nicneříkající. A zjevně o SVJ také mnoho neví. To je pohrdání vlastníky. Já bych si tohle tedy vůči vlastníkům nedovolil.

Profesionální předseda, který si odpovědi neumí napsat sám a musí si nechat psát „omáčku“, proč něco neudělal a dělat nebude, od právníků, je neprofesionál. Ale dělají to i „amatérské“ výbory. Pokud je to ve vašem SVJ, pak vězte, že SVJ (výbor) nefunguje, jak má. Profipředseda to prostě dělat nebude, zahltí vlastníky přílohami a vysvětlení jim nedá. Ještě by se v tom vlastníci vyznali a to zřejmě není žádoucí.

Spíš obchodník než profesionální předseda

No, on to vlastně je spíš obchodník než profesionální předseda. A také výkony tomu odpovídají, psal jsem o tom v článku Případ z praxe: Profesionální předseda navrhuje do stanov omezení práva vlastníků na zastupování a zavedení nucené práce! Na serveru jobs.cz nabízí ProfiPředseda, s.r.o. práci Profesionální předseda správy SVJ, co je předseda správy SVJ, netuším, takovou funkci neznám. Navíc je to OSVČ, žádný zaměstnanec, podmínkou nejsou zkušenosti a prokazatelné znalosti v oblasti SVJ, ale za to je jeho náplní práce i Vyhledávání nových obchodních příležitostí v regionu, jejich následné využití k realizaci nových obchodů. Posuďte sami aktuální inzerát níže.

A ta délka praxe nesouhlasí

Nesrovnalost je mezi tím, co tvrdí ProfiPředseda na svém webu, a tím, co je uvedeno v inzerátu. V inzerátu se píše, že by byli rádi, kdyby uchazeč splňoval: Praxe a všeobecný přehled v oboru správy nemovitostí vítána. Praxe je tedy vítána, o tom, že by měla být min. 10 let se tam nepíše vůbec nic, a v informacích o pozici je dokonce uvedeno, že Pozice je vhodná i pro absolventy. Ale zase bude odměnou Know-how a zaškolení v oboru. Zato na webu ProfiPředsedy se píše: Naši předsedové jsou “skrz na skrz” profesionálové s více než 10-ti letou zkušeností v oblasti správy a provozu SVJ. Viz obrázek – kliknutím ho zvětšíte.

Tak jak to tedy vlastně je? Jsou to profesionální předsedové s minimální praxí 10 let v oboru, jak tvrdí ProfiPředseda na svém webu, nebo je to zaškolený absolvent? Ale možná existují absolventi s 10 letou praxí. 🙂 Kdyby skončil školu ve 20 letech, tak by mohl teoreticky od 10 let věku pracovat ve správě a provozu SVJ. Pěkná hloupost. A pokud někdo takový existuje, rád se mu omluvím.

Podle mých zkušeností, o které jsem se v několika svých příspěvcích podělil, to opět spíš vypadá jen na marketing. Na web si můžete dát cokoliv. Málokdo si to prověřuje. Ke své škodě. Ale není to spíš klamání zákazníků?

Tak už víte co a k čemu jsou dobré podklady?

Abych to shrnul. Pokud si přečtete podklady, musíte mít všechny potřebné informace pro rozhodování, do cenových nabídek v příloze se vůbec nemusíte dívat, vše důležité má být v podkladech. Do cenové nabídky v příloze se podíváte jen v případě, že budete chtít znát její detaily.

Pak jsou přílohy, do kterých se podíváte, protože je budete schvalovat, typicky účetní závěrka, stanovy apod. a nejsou součást podkladů, i když účetní závěrka tam být může, někdo ji tam dává. Já si myslím, že to zbytečně zvětšuje podklady. Přehlednější je, pokud je účetní závěrka v příloze. Přece jen je to samostatný dokument.

Na závěr opakuji, že neexistuje žádný právní předpis apod., který by určoval, jak mají podklady vypadat. V tomto příspěvku uvádím racionální důvody, jak by (kvalitní) podklady měly vypadat, co by měly obsahovat. Vycházím přitom z vlastních zkušeností a také ze svých požadavků, co od podkladů očekávám, mám-li se na zasedání shromáždění (příp. rozhodování per rollam) řádně připravit a rozhodnout. Bez kvalitních podkladů to prostě nejde. Kvalitní dokumenty jsou ukazatelem kvality statutárního orgánu.

Na druhou stranu je mnoho vlastníků, kteří podklady nečtou a schválí i smlouvy, které nikdy neviděli, které jim dokonce nebyly zaslány, aby měli možnost si je přečíst. Připadá jim to asi normální. A pak se diví. Tak se SVJ pohodově tuneluje. Proč si vlastníci tak vědomě škodí? Sami sobě. A ještě výboru za to tleskají, že jim vysává peníze z SVJ. Tohle nedokážu pochopit. Asi čekají až jim zbydou jen oči pro pláč.